Sala balowa jest niezwykle ważna i musi być przede wszystkim dopasowana do ilości ludzi. Może być przy tym spora, a więc uwzględniać duży zapas dodatkowej przestrzeni, by goście nie byli ściśnięci i nie czuli się w praktyce niezbyt komfortowo. Powinna być też stosownie oświetlona, jak również mieć właściwie stworzone zaplecze do prezentowania niezbędnych materiałów.
Wraz z salą warto zatroszczyć się o catering, a więc poczęstunek dla gości. Na ogół ma on miejsce w przerwach pomiędzy konkretnymi etapami konferencji. Mogą być to tylko przystawki i zakąski, lecz może być to także danie czy też kolacja na wieczór. Catering warto zlecić firmie zewnętrznej, jaka ma w tym obszarze spore doświadczenie i wie, co na tego typu spotkaniach i w jakich ilościach opłaca się podawać.
Jeśli chcielibyśmy fachowo podejść do organizacji tego typu spotkania należy zorganizować także konkretny transport dla gości. Dla tych, którzy przybędą na konferencję własnymi autami poleca się zagwarantować przede wszystkim konkretną ilość miejsc parkingowych. Natomiast dla reszty osób warto nająć taksi warszawa, co sprawi, że będziemy mieli pewność, że wszyscy goście będą odebrani i dojadą na czas na miejsce spotkania. Taksówka warszawa jest bardzo korzystnym rozwiązaniem, ponieważ zarazem goście nie muszą martwić się o to, jak dojadą na konferencję, jak i my, będąc organizatorami możemy mieć pewność, że przyjadą i będą zadowoleni z naszej obsługi. Korzyścią będzie, jeżeli za dojazd taksówką zapłacimy sami – na przykład za wszystkich gości będących na danym lotnisku.
Fachowo przygotowana konferencja wymaga właściwego rozplanowania i troski o wszystkie elementy, dlatego im wcześniej zaczniemy konkretne przygotowania, tym lepiej.